تحلیل علل ریشه‌ای (RCA) چیست‌ (بخش دوم)؟ نحوه تشکیل کارگروه تحلیل علل ریشه ای جهت بررسی خرابی‌های نه چندان پیش پا افتاده

نويسنده و مترجم: مهندس سيد سهند سبطي

تشکیل کارگروه تحلیل علل ریشه ای جهت بررسی خرابی‌های نه چندان پیش پا افتاده

به منظور پرهيز از نگاه يک طرفه و يک جانبه به مسئله و بررسي چند وجهي و چند جانبه پيشامد يا خرابي، تحليل علل ريشه‌اي بهتر است توسط يک کارگروه که متشکل از افراد خبره در زمينه‌هاي مختلف است انجام شود. پر واضح است که کارِ گروهي مزاياي متعددي دارد، اما در عين حال سخت و دشوار است، زيرا افرادي که داراي عقايد متفاوت و بعضا دانشي متناقض با يکديگر هستند مي‌بايست در قالب يک کارگروه در کنار يکديگر کار کرده و در نهايت به راهکارهايي مشترک به منظور جلوگيري از حادثه يا خرابي برسند. براي تسهيل اين امر، کارگروه بايد نسبت به قوانين برگزاری جلسات طوفان فکری آگاهی داشته باشد و  رعايت اين قوانين براي تمام حاضرينِ در جلسات تحليل الزامي باشد.

کارگروه تحليل بهتر است شامل يک فرد با نام تسهيلگر به عنوان هدايت کننده جلسات و گروهي از افراد خبره باشد. تعداد اعضاي کارگروه بهتر است، حداقل 4 و حداکثر 8 نفر باشد. تعداد کم افراد منجر خواهد شد که بررسي همه جانبه و چند وجهي مسئله ميسر نشود و از طرف ديگر تعدد افراد باعث شلوغ شدن جلسات شده و روند تجزيه و تحليل مسئله را کند مي‌کند. همچنين در جلسات شلوغ (با تعداد افراد بالاي 8 نفر)، مديريت جلسه بسيار دشوار خواهد بود و جلسات ممکن است از اثربخشي و کارآمدي کافي برخوردار نباشند.  

تسهيلگر تحليل فردي است که وظيفه اداره و هدايت جلسات تحليل را بر عهده دارد. تسهيلگر مهمترين فرد در کارگروه تحليل است و نقش بسزايي در اثربخشي و کارآمدي تحليل ايفا مي‌کند. اين شخص مي‌بايست آموزش‌هاي تخصصي و لازم براي تسهيلگري و مديريت جلسات تحليل را از قبل ديده باشد. همچنين لازم است از مهارت‌هاي فردي لازم براي هدايت جلسه برخودار باشد. در صورتي که تسهيلگر فاقد خصوصيات فوق الذکر باشد، ممکن است تحليل به طور سطحي انجام شود که در نتيجه از اثربخشي لازم برخودار نخواهد بود. ممکن است به دليل عدم مهارت تسهيلگر، جلسات تحليل طولاني شوند که اين امر منجر به افزايش هزينه سازمان براي انجام تحليل مي‌شود. بايد توجه داشت که جمعي از بهترين خبرگان سازمان در تحليل حاضر هستند و به طور قطع عدم حضور ايشان در موقعيت کاري اصلي خود، هزينه‌هايي را به سازمان تحميل مي‌کند. در مواردي مشاهده شده که طولاني شدن جلسات تحليل باعث خستگي اعضاي کارگروه شده، به نحوي که ديگر تمايلي به ادامه کار نداشته‌اند.

توصيه مي‌شود که تسهيلگر تحليل نسبت به موضوع حادثه يا خرابي دانش و تخصص نداشته باشد، زيرا اين امر ممکن است به جهت دهي روند تحليل توسط وي منجر شود.

همانطور که پيشتر نيز بدان اشاره شد، کارگروه تحليل متشکل از افرادي خبره نيز هست. انتخاب درست اين افراد به افزايش کيفيت تحليل کمک کرده و روند پياده‌سازي نتايج را تسهيل مي‌کند.

ديگر افراد حاضر در کارگروه تحليل (خبرگان)، بايد از افرادي انتخاب شوند که نسبت به مسئله از شناخت و دانش کافي برخوردار بوده و حتي الامکان مسئله مرتبط به خود ايشان باشد تا با تمام وجود براي حل‌وفصل آن مشارکت کنند.

در مسايل پيشامد‌محور تعميراتي، به شدت توصيه مي‌شود که از افراد خبرهِ بهره‌بردار تجهيز نيز علاوه بر خبرگان واحد تعميرات، شخصي در کارگروه حاضر باشد.

يکي از اشتباهات رايج در انجام تحليل ، تشکيل کارگروه تحليل بدون حضور نمايندگان واحد بهره‌بردارِ تجهيز است. وجود يک بهره‌بردار خبرهِ تجهيز، که به اصطلاح "گوشش به صداي تجهيز عادت کرده و با کوچکترين تغييري در عملکرد و صداي تجهيز متوجه خرابي آن مي‌شود"، در کارگروه آناليز بسيار راهگشا و اثربخش است. واحد بهره‌بردار در خط مقدم بکارگيري و نگهداري تجهيز قرار دارد. افراد خبرهِ بهره‌بردارِ تجهيز معمولا نزديک‌ترين افراد به تجهيز هستند. اين افراد، بسياري از حالات خرابي مرتبط به تجهيز را بارها از نزديک ديده‌اند. حالاتي از خرابي که شايد واحد تعميرات نسبت به آن‌ها آگاه نيست و هرگز نحوه و مکانيزم عملکردي آن را از نزديک نديده يا نمي‌شناسد. اين مسئله سبب مي‌شود تا اين افراد از درک و شناخت عميق نسبت به بسياري از حالات خرابي تجهيز برخوردار باشد. اين درک و شناخت بهتر، ناشي از موقعيتي است که ايشان نسبت به تجهيز دارند. چه بسيارند حالات خرابي‌اي که به علت اشتباه کارکنان بهره‌بردار در تجهيز ايجاد مي‌شوند و در مواردي هيچ کس، جز خود ايشان قادر به شناسايي، بيان و شفاف‌سازي آن‌ها نيست. به همين دليل حضور فردي از واحد بهره‌برداري که شناخت عميقي از نحوه‌برداري تجهيز دارد و بدون موضع‌گيري واحدي، دانش خود را در کارگروه به اشتراک مي گذارد، در انجام تحليل ضروريست. از طرف ديگر عدم دعوت از نمايندگان واحد بهره‌برداري، براي حضور در تحليل ممکن است از اعتبار نتايج در بين واحد بهره‌بردار بکاهد و اين در حالي است که اجراي بسياري از راه‌کارهاي مصوب در تحليل، نياز به مشارکت واحد بهره‌بردار دارد و به اصطلاح "مسير پياده‌سازي از اين واحد عبور مي‌کند".

پرسنل تعميرات، مانند سرپرستان، استادکاران و تکنيسين‌ها تعميراتي، به دليل تجربيات فراواني که در تعمير تجهيز دارند حتما بايد در کارگروه حاضر باشند. استفاده از خبرگان تعميراتي پر تجربه که سال‌هاي طولاني با تجهيز سر و کار داشته‌اند و به اصطلاح " دستانشان هميشه روغني تجهيز بوده" دانش و سوابق بيشتري را در اختيار گروه قرار مي‌دهد. چه بسيارند حالات خرابي نادري که هر چند ده سال يک بار اتفاق مي‌افتند و شايد نفرات تعميراتي با سوابق متوسط نيز هرگز با آن‌ها روبرو نشده باشند و تجربه مواجه با آن‌ها را نداشته باشند.

افراد حاضر در تحليل بهتر است در يک دوره حداقل نيم روزه با مفاهيم و روش کار تحليل آشنا شوند، در غير اين صورت روند جلسات تحليل بسيار کُند خواهد بود و به دليل عدم همزباني بين افراد حاضر در تحليل، در مواردي حتي ممکن است تحليل متوقف شده و افراد تمايلي به ادامه آن نداشته باشند.

همچنين با توجه به اينکه افراد حاضر در کارگروه تحليل از جمله خبرگان مجموعه هستند، و مجموعه احتمالا به طور جدي در زمينه‌هاي مختلف کاري خود نياز به حضور ايشان دارد، سازمان مي‌بايست به طور سيستمي شرايط و هماهنگي‌هاي لازم براي حضور ايشان در جلسات تحليل را فراهم نمايد.

محل برگزاري تحليل بهتر است از قبل مشخص شود. اين محل مي‌بايست فضاي کافي و نور مناسب داشته باشد. با توجه به لزوم توسعه شبکه علت و معلولي به شکل بصري، تسهيلگر اغلب نيازمند بهره‌گيري از سيستم‌هاي کامپيوتري و نمايشگرهاي ديواري است. در نتيجه بهتر است محل برگزاري داراي دستگاه نمايشگر مناسب باشد.

بهتر است ترکيب کارگروه، متشکل از افراد منطقي و خلاق باشد، تا طي فرآيند طوفان فکري‌اي که به جهت يافتن دلايل وقوع حادثه ايجاد مي‌شود، از کيفيت و پويايي لازم بهره‌مند باشد. از طرف ديگر بهتر است حتما از افرادي که پياده‌سازي راه‌کار‌های پيشنهادي حاصل از تحليل به ايشان وابسته است در کارگروه تحليل دعوت به عمل آيد.

از ديگر عواملي که در انتخاب اعضاي کارگروه نقش دارند مي‌توان به حسن خلق و توانايي فرد در انجام کارگروهي اشاره کرد. افرادي که در زمينه کارگروهي ضعيف هستند، روند آناليز را کند کرده و به کيفيت کار لطمه مي‌زنند. همچنين بهتر است از افرادي در کارگروه دعوت شود که داراي حسن شهرت در بين واحد خود باشند به نحوي که حضور ايشان در تحليل به اعتبار نتايج در بين واحدهاي ديگر کمک کند. اکيدا توصيه مي‌شود از حضور افرادي که بيم آن ميرود که عمدا روند بررسي را به مسيري اشتباه منحرف کنند، پرهيز کرد.

در مواردي که نياز به دانشي تخصصي وجود دارد، مي‌توان از افراد متخصص به صورت مقطعي در جلسات دعوت نمود. براي مثال در مواردي که نياز به دانش‌ تخصصي مانند آناليز ارتعاش‌سنجي، آناليز روغن، خوردگي و غيره است، بهتر است از اين افراد به صورت مقطعي در جلسات تحليل دعوت شود.